Organizacja a raczej jej brak :)

[Siewier]

Ostatni miesiąc pokazuje jak bardzo niezorganizowane jest DPL i nie mówię tutaj i całym stowarzyszeniu, a o samych władzach.

Sam będąc w zarządzie niestety zbyt wiele konkretnych informacji nie posiadam. Latami gdy jeszcze funkcjonowało JPC się to wszystko jakoś kręciło - teraz gdy już jesteśmy małą grupą, która chciałaby się powiększyć i pokazać ludziom, że warto wstąpić do stowarzyszenia takie turlanie się od sezonu do sezonu na zasadzie "jakoś to będzie" zdecydowanie nie wystarcza i już teraz wychodzi to bokiem.

Już bez odwoływania się do konkretnych osób i spraw, bo takie grzebanie się w moim odczuciu nie ma sensu.
Może będzie to wyglądało jak biurokracja, ale osobiście inaczej nie widzę możliwości jakiegokolwiek zorganizować prowadzonych przez nas działań.

Mamy jakby nie było sztab ludzi do pracy, ale część (jeśli nie większość) kompletnie nie wie czym miałaby się konkretnie zająć, a gdy przychodzi pilna potrzeba działania z dnia na dzień, to nie ma czasu na tłumaczenie co i jak, i wszystko zostaje na barkach osób, które są zorientowane w tym co i jak funkcjonuje.

Sporo spraw jest do usprawnienia. Nie wiem jak to wygląda na wyjazdach czy zlotach, ale z tego co mi się obijało o uszy i czytałem na forum to też byłoby co poprawić. Nie mniej sam mogę się odnieść tylko i wyłącznie do tego jak ja to widzę z punktu widzenia kontaktów przez neta i kom.

I tutaj wygląda to z mojego punktu widzenia dosyć słabo. Totalna dezinformacja - członkowie tak na prawdę posiadają mało informacji co i jak funkcjonuje, oraz jak i w czym można pomóc. Natomiast ci którzy wstępują do stowarzyszenia w zasadzie nie wiedzą już nic.


Pierwsza rzecz to spisanie jakie są tak na prawdę potrzeby stowarzyszenia i czym trzeba się regularnie/okazjonalnie zajmować. Wyszczególniłbym tutaj wstępnie kilka spraw:
* wyjazdy
* zloty
* zapisy
* marketing
* księgowość
* kontakt z członkami

Rzecz jasna wszystkie te punkty mają ze sobą związek i nachodzą na siebie. Wszystko można jeszcze dodatkowo wyszczególnić, tzn wypisać konkretnie jak wygląda krok po kroku ogarnięcie danego tematu. Myślę, że dzięki temu będzie można uniknąć sytuacji, gdy o czymś po prostu w danym momencie ktoś nie pomyślał, co zdarzało się wielokrotnie.

Należałoby również:
* rozpisać każdy proces na czynniki pierwsze, żeby wiedzieć co jest do zrobienia przy konkretnych punktach (bo dla przykładu przy organizacji wyjazdów jest przecież też sporo roboty, którą mogą zrobić osoby, które na mecz nie jadą), by móc później spróbować jakoś sklasyfikować:
- kto i za co konkretnie odpowiada;
- kto może i chce się zajmować konkretnymi sprawami;
- jeżeli już ktoś jest za coś odpowiedzialny to również powinien napisać w czym ewentualnie ktoś może pomóc

*Wg mnie dobrze by również było, gdyby każdy napisał z własnego punktu widzenia jak to wszystko wygląda. Z czym są problemy, co działa nie tak. I w komunikacji internetowej, no i już w praktyce w trakcie wyjazdów/zlotów.
*Później pewnie że można pytać ludzi co im sie nie podoba, co by poprawili. Zachęcić ich do działania. Nie mniej najpierw trzeba posprzątać myślę własne podwórko.


Mamy 6 ludzi w zarządzie + 7 strzelców. Duża ekipa, ale aktualnie w zasadzie nie wiadomo czym się kto zajmuje.
juveluck, Laeti74, M. , Madzia:), Martin, Siewier
tabo89 , romek20.20, damiano ziębotta , Misza_18, Pawciosss, charles, Łyko


Poza tym wszystkim nie widzę, żebyśmy mieli jakąś konkretną wizję stowarzyszenia i pomysł na siebie. Mamy wyjazdy, zloty, no i w zasadzie tyle. Kręci się wszystko jakoś od wyjazdu do wyjazdu.

Niestety ale to wszystko należałoby spisać, chociażby po to, żeby ludzie wiedzieli jak to wszystko funkcjonuje. Obrać jakiś kierunek.
Jeżeli pokażemy, że faktycznie coś się dzieje i jest jakaś wizja, to będą na pewno większe szanse na to, że będą zapisywać się nowi członkowie, a starzy nie będą odchodzić. Będzie można wciągnąć w funkcjonowanie DPL większą ilość osób. Będzie można stworzyć jakieś gotowe teksty opisowe co i jak działa, żeby móc chociażby nowym członkom pisać co ich czeka po wysłaniu kasy.
Takie rzeczy są ważne szczególnie teraz, gdy koszta nie są małe.


Na pewno to co tutaj opisałem to nie jest wszystko. Pewnie część rzeczy pominąłem, ale pisze to w zasadzie na poczekaniu w przerwie od roboty. Rzucam temat i mam nadzieję, że zostanie on podjęty. Wiem, że wiele rzeczy się kręci na podstawie kontaktów na żywo między konkretnymi osobami, jednak czy chcemy czy nie, to całość weźmie w łeb prędzej czy później jeśli nie zadbamy o kontakty przez neta.
Jest o czym gadać, jest co robić. Nie wszystko od razu, ale po trochu i efekty będą widoczne prędzej czy później.


Do tablicy wywołuję na początek przede wszystkim juvelucka i Martina. Jesteście w stowarzyszeniu od początku, macie największe pojęcie o wszystkim, sami zresztą ustalaliście większość rzeczy, które przez lata funkcjonowały, a które trzeba teraz odświeżyć.
W moim odczuciu to właśnie od Waszej wiedzy, doświadczenia i punktu widzenia trzeba zacząć działać. Ktoś musi nadać temu jakiś względny kierunek, i wg mnie to właśnie Wasza rola.

Oczywiście to nie znaczy, że reszta czeka na to, aż w/w dwójka podejmie temat. Każdy bez wyjątku powinien ustosunkować się do tego wszystkiego, po to tu wszyscy dobrowolnie jesteśmy.

[Martin]

Tak jak piszesz. Kręci się od wyjazdu do wyjazdu. Niestety niektórzy pojęcie mają takie: Załatwić wyjazd/zlot, bilety, pobrać kasę, odbębnić wyjazd/zlot, zapłacić, zapomnieć. Resztę zrobi jedna/dwie osoby. I jakoś to będzie.
Ogólny sezon w DPL wygląda tak:

Zapisy: zbiórka pieniędzy, podsumowanie wpłat, sprawdzenie czy wszystko się zgadza, przelanie kasy do Drughów, wklepanie członków, przypisanie im składek, <brzydkie słowo ( ͡° ͜ʖ ͡°)> starych członków, zweryfikowanie czy w bazie zgadza się z tym co wychodzi w specjalnym pliku excel (z wszystkimi dotychczasowymi członkami, aby wiedzieć np. czy ktoś zapisuje się ponownie, etc.) podliczenie kasy, informacja ile mamy na działalność statutową.

Wyjazdy: na początku sezonu zaplanowanie pierwszych wyjazdów, potem i tak idzie to według możliwości i chętnych. O tym może napisac juveluck i diego (ale na pewno kupa dzwonienia z autokarem, miejscem noclegowym). Z mojej strony zawsze tak samo: wpłaty, lista chętnych, pesele, adresy, wysłanie listy do drughów, czasami kasa idzie do innego członka zarządu bo tylko on może zapłacić. Po wyjeździe podliczenie kasy, wyliczenie według dokumentów, nie zawsze wszystko jest, stwierdzenie czy są braki, cz może nadpłaty. Czasami trzeba komuś zwrócić kasę.

Wyjazdy specjalnie: dużo tego nie ma, z reguły na grób Scirei. W tym roku to raczej nic z tego nie będzie.

Zloty: ogarnięcie miejsca, pojechanie, fotki, załatwienie sponsorów, zorganizowanie konkursów (których praktycznie nie było w tym roku), zorganizowanie TMa (wydrukowanie dyplomów, załatwienie medali, papierów na zapiski), na samym zlocie też kupa latania (dobrze, że w tym roku paru ludków pomagało - szacun dla nich). Po zlocie: ogarnięcie kasy, jakieś tam zwroty

To tak na szybko. Gdybym miał więcej czasu to może napisałbym dokładnie, ale sądzę, że w tym temacie wyjdzie jeszcze dużo szczegółów.

[Pawciosss]

Dobrze że Martin opisał stałe czynności (tj. analizowanie wpłat, wklepywanie itp.) , które pojawiają się co roku przy zapisach, taka mała skarbnica wiedzy, najlepiej to przykleić, dobrze opisać i co roku się tym dzielić. Ja na obecną chwilę nie mam pojęcia co miałbym zrobić, tym bardziej, że pewno potrzebowałbym dostęp. Póki co (jeszcze jakieś niecałe 2 tygodnie), nie narzekam na nadmiar obowiązków, więc chętnie się czegoś podejmę.

[romek20.20]

od razu zaznaczam, że księgowosć i marketing to nie moja branża, jestem totalnym laikiem w tych dziedzinach, za to przy oraganizacji wyjazdu (dzwonienie po przewoznikach itp), zlotu lub w kontakcie z członkami jestem w stanie pomóc, ale też niech ktoś mnie naprowadzi co i jak

[Łyko]

Z racji, iż moja znajomość włoskiego jest słaba (bardzo) to mogę zaoferować swoje usługi na terenie kraju. Często gęsto podczas wyjazdów wymieniałem złotówki na euro (bliski dostęp do granicy, znajomi mają kantory), dalej mogę to robić, oczywiści wszystko mogę udokumentować. Wydaje mi się, że mam dobry kontakt z resztą osób z DPL i poza, tu też mogę się przydać.

Jeśli chodzi o marketing to mogę poradzić ale w roli wykonawcy widziałbym tu Tabo89. Marketing to obszerna wiedza, nam wystarczy "jedynie" przyciągnąć tych niezdecydowanych. Dlaczego wymieniłem Tabo? Kolega zna się świetnie w cyberprzestrzeni, informatyka i grafika nie jest mu obca, a to właśnie głównie przykuwa oczy klienta (w naszym wypadku kibica). Jeśli już to poruszyłem to muszę zachaczyć o temat wyglądu naszych stron JuvePOland oraz DrughiPolska, wiem ze jest już jakiś szkic i plan. Jeśli chcemy zacząc konkretną zmianę, myślę, że bez tego się nei obejdzie.
Tak jak wspomniał Siewier mamy wiele rąk do pracy, więc proponuję zacząć od już.
Jeśli jest taka możliwość chciałbym zobaczyć podgląd nowej wizualizacji serwisu.

[Siewier]

Jeśli jest taka możliwość chciałbym zobaczyć podgląd nowej wizualizacji serwisu.

Nie ma takiej możliwości. Tutaj działamy w ramach DPL, nie JP.

Trzymajmy się póki co spraw organizacyjnych DPL, bo nowe odsłony stron JP czy DPL, nic nie dadzą, jeżeli organizacyjnie praca nie będzie wyglądało jak powinna.
No chyba, że nowsiejsza strona DPL na której się nic nie dzieje i ma merytoryczne braki, wynagrodzi członkom mało sprawnie działające stowarzyszenie

[M.]

Ja na obecną chwilę nie mam pojęcia co miałbym zrobić

I to jest moim zdaniem ważne zdanie. Od tego roku jest więcej osób do pracy, ale co z tego, że większość nie wie co ma robić i przez to nie robi nic. Dobrze byłoby wprowadzić jasny podział obowiązków dla wszystkich osób w zarządzie plus wolnych strzelców oczywiście, co znacznie ułatwiłoby wszystkim pracę. Ktoś np. zajmuje się tylko szukaniem hoteli na wyjazdy, ktoś tylko autobusy, ktoś ogarnia projekty koszulek, ktoś wpisuje nowych członków w te tabelki czy gdzie tam ich trzeba wpisywać. Każdy wówczas otrzymuje po jednym zadaniu, nad którym nie trzeba przesiadywać Bóg wie ile czasu. Moim zdaniem powinniśmy stworzyć coś na wzór posta Martina - listę rzeczy, którymi się zajmujemy. Wówczas każdy będzie mógł napisać co w danej czynności jest do zrobienia, np. Martin pisze o zapisach, o których ja generalnie mam pojęcie niezbyt duże, że trzeba zrobić to i tamto. Potem poruszamy temat organizacji wyjazdów o których (przykładowo) Martin ma małą wiedzę, potem zloty itp. Do konkretnych czynności przypiszemy konkretne osoby, żeby było napisane czarno na białym kto za co odpowiada.

W najbliższym czasie będą do rozesłania koszulki, które dostaniemy od Drughich. Będzie ich, mam nadzieję, trochę ponad 150, więc roboty trochę będzie. Jeśli ktoś będzie miał ochotę wziąć w tym udział to zapraszam do zgłaszania się.

Myślę również, że powoli można by zacząć myśleć o organizacji urodzin. Czasu zostało co prawda sporo, ale można na spokojnie wybrać miasto, w którym byłaby zorganizowana impreza (bo pewne propozycje już są), żeby zaplanować wszystko bez pośpiechu. Z innych rzeczy, oprócz koszulek, które są oddzielną kwestią, pomysłów nie mam.

[juveluck]

Ja niestety w chwili obecnej nie mam możliwości szerzej się wypowiedzieć zrobię to na dniach. Problem, który tutaj słusznie poruszy Siewier nie jest nowy i w różnych formach był/jest poruszany.
Pierwsza konkluzja jak mi przychodzi do głowy, przy zgodzie na to, że pewne obowiązki trzeba spisać, jest to, że jeżeli każda rzecz do zrobienia będzie trzeba pokazywać palcem to moim zdaniem nadal będzie źle. Potrzebna jest inwencja, pomysłowość, patrz Tabo z biletami lotniczymi. A nie instrukcja obsługi czy wskazywanie palcem.

Na prawdę nikt nie wie jak się rezerwuje nocleg czy hotel? Bardzo prosto bierze się telefon i dzwoni, proste. Pewne wytyczne, jak średniej ceny, żeby wiedzieć czy uzyskana jest dobra, możemy spisać, podać. Mając jednak 3-4 oferty szybko człowiek się orientuje, która jest korzystna

Prawda jest taka, że jeżeli na samym początku czekalibyśmy na instrukcję "jak założyć Stowarzyszenie i pojechać na mecz" to nigdy byśmy tego nie osiągnęli.

Jednocześnie przyznaje jednak, że pewne rzeczy, tak jak napisałem na wstępie, warto spisać, idąc tropem pomysłu Siewiera, żeby pewnych prac i błędów nie powielać i zwyczajnie sobie życie ułatwić.
Chodzi jednak o ogólne podejście.

[damiano ziębotta]

Sprawa zapisów, listy wpłat, wklepywanie członków, weryfikacje, itd.. jest za dużo tego, na pewno pracy ręcznej. Przypuszczam, że jakąś część można zautomatyzować. Zrobić program do obsługi naszych spraw, który sprawdzałby poprawność, korzystał z bazy dotychczasowych członków, autozupełniane do szybkiego wprowadzania powracających, zgłoszenia nowych wystarczy, że gdziekolwiek będą w formie elektroniczniej, można z automatu wprowadzić. Nie trzymać wszystkich członków, całej historii tylko w pliku excel, w którym wiadomo można zrobić błąd. Oczywiście generowanie raportów, list, to może przydać się również przy wyjazdach. Jeśli uważacie, że warto coś takiego zrobić, to prośba chyba głownie do Martina bym poznał jak najwięcej szczegółów. Oczywiście resztę, tę papierową głównie musiałbym zobaczyć, spisać i wspólnie zastanowić się jak to usprawnić by ilość papierów ograniczyć, bo to zawsze wiąże się z mozolną pracą. Mam nadzieję przyjechać na mecz od Poznania, wtedy można byłoby się spotkać uzgodnić wszystko, oczywiście jeśli uznacie, że to ma sens.

Jestem gotowy jak już wcześniej napisał pośredniczyć przy zamawianiu biletów lotniczych, również nocleg na wyjazd mogę ogarnąć.

Zmartwił mnie brak konkursów na tegorocznym zlocie, więc na przyszłym postaram się by tak nie było.

[M.]

Pierwsza konkluzja jak mi przychodzi do głowy, przy zgodzie na to, że pewne obowiązki trzeba spisać, jest to, że jeżeli każda rzecz do zrobienia będzie trzeba pokazywać palcem to moim zdaniem nadal będzie źle.

Ale to też nie jest do końca tak z tym pokazywaniem palcami. Ustalmy najpierw stałe zajęcia i przypiszmy im konkretne osoby. A jeśli wyjdą jakieś niezaplanowane zajęcia, to można napisać na forum: jest do zrobienia taka sprawa, kto by się tym zajął. Przy takiej liczbie osób i przy odrobienie dobrej woli na pewno ktoś się zgłosi i nie będzie wtedy sytuacji w stylu: wszyscy są zajęci, musi to zrobić X i ma na to 2 dni. Własna inicjatywa, jak Tabo z biletami, oczywiście jest dobra, ale nie zapominajmy, że są też inne sprawy do załatwienia, które innowacjami nie są, a zrobić je trzeba.

[Martin]

Dokładnie tak jak pisze M.
Niektóre drzwi mamy już otwarte, więc po co wywarzać je ponownie? W innych sprawach potrzebna jest inicjatywa, spojrzenie na sprawy ze świeżego punktu widzenia.

Co do zapisów, w odpowiednim temacie ciągnę dalej kwestię więc jakby co to tam można pisać w tej sprawie. Założę też temat odnośnie zapisów 2013/14 i wtedy jasno ustalimy szczegóły (termin, jakie dokumenty wymagane, kto się tym zajmie etc.)
Co do automatyzacji o której pisał ziębotta. Na pewno przydałaby się kwestia list na mecze. Fajnie by było gdyby można było zaznaczyć z listy członków aktywnych osoby, które zdecydowały się na wyjazd i wygenerować jednym kliknięciem listę osób. Kiedyś już taki temat był poruszany. Niestety zależy to tak naprawdę od jednej osoby.

Lista w excelu odnośnie członków może wydaje się trywialna, ale pozwala szybko zweryfikować dane w bazie i na odwrót. Przyda się, a jeśli jest chętna osoba do jej uzupełnienia to proszę o kontakt na maila (chodzi o statysytki wyjazdów i zlotów, za które zabieram się już od jakiegoś czasu).

Teraz najważniejsze kwestie to najbliższe wyjazdy. Tutaj będzie pole do popisu.

[Misza_18]

Zgadzam się ze wszystkimi, jakieś zmiany na pewno by się przydały. Teraz podobnie jak Pawciosss nie mam najmniejszego pojęcia, czym miałbym się zajmować.
Pomysł spisania wszystkiego i przypisania do zadań konkretnych osób wydaje się dobry (przynajmniej na początek), ale zgodzić się trzeba też na pewno z juveluckiem, że nie wszystko można pokazywać placem.

Teraz niestety nie świece dobrym przykładem bo z "nowych" udzielam się tutaj najrzadziej, ale musicie dać mi jeszcze trochę czasu na ogarnięcie! W sobotę jest mój ślub 8) i to zajmuję całą moją uwagę.

Lista w excelu odnośnie członków może wydaje się trywialna, ale pozwala szybko zweryfikować dane w bazie i na odwrót. Przyda się, a jeśli jest chętna osoba do jej uzupełnienia to proszę o kontakt na maila (chodzi o statystyki wyjazdów i zlotów, za które zabieram się już od jakiegoś czasu).

Jeśli ta sprawa nie jest na "już", to mogę się do tego zgłosić.

Co do konkursów na Zlocie, mam podobne zdanie co Damiano, więc chętnie pomogę mu to ogarnąć.

[Martin]

Z konkursami na zlot to wygląda tak, że ludziom się nie chce w nich uczestniczyć. Przynajmniej nie w tych co się już "objadły". Liczę, na Waszą inwencję twórczą. Fajnie gdybyśmy za rok czymś ludzi zaskoczyli.

PS. Najlepszego misza. Pozdrów żonę!

[juveluck]

Temat widzę już przymarł. Moja główna myśl generalnie został już wygłoszona w pierwszym poście. Zastanawiałem się jednak jak może wyglądać taka "instrukcja" załatwienia wyjazdu czy Zlotu. Mam jednak z tym pewien problem bo generalnie każdy wie, że trzeba Załatwić:
autokar, tu miasta wyjazdu uzależniam od tego z jakich miast są zjazdowicz z generalnym podziałem na Poznań - Wrocław i Warszawa - Katowice (jeżeli do Włoch oczywiście). Cena powinna do Turynu oscylowac w granicy 13000 (brutto ze wszystkimi opłatami i dietami)za autokar 40-50 osób. Czym mniejszy tym mniej jednak opłacalność również spada.
Należy zorganizować nocleg, jeden hotel cena w okolicach 20 euro/osoba/noc maks 30. Najlepiej ze śniadaniem i nie u arabów.
Ubezpieczenie, lista z pełnymi danymi (imię nazwisko, pesel, data miejsce urodzenia, adres zamieszkania, informacja czy dana osoba się uczy czy nie) może zawsze iść do mojego kumpla.
Lista na własny użytek, sprawdzenie obecności, zebranie kasy ewentualnie dla przewoźnika.
Generalnie tyle wszystko wydaje się proste. Jednak problemy pojawiają się wtedy kiedy nie można znaleźć noclegu czy autokaru. Długie szukanie, kombinowanie to jest największym problemem.

Podobne zasady odnoszą się do Zlotów.

Jeżeli dla Was jakieś obszary załatwianie wyjazdów/zlotów są nie jasne to najlepiej pytajcie.

Jeżeli chodzi natomiast o mój punkt widzenia na to wszystko. To ewidentnie brakuje nam na chwile obecną czasu a tym samym entuzjazmu i pomysłowości. Bez tych czynników wszystko zacznie umierać. Od jakiegoś czasu w ogóle się nie rozwijamy, nie ma nowych inicjatyw. Organizujemy Zloty wyjazdu, bardzo dobrze, jednak przydało by się więcej.
Sam mam w głowie kilka pomysłów, ale nie mam czasu aby je realizować.

[charles]

prawda jest też taka że wiekszosc członków nie miała zielonego pojęcia jak wygląda organizacja wyjazdu i kto się tym zajmuje. My w Poznaniu od czasu do czasu mieliśmy relacje ale nawet ja sam nie spodziewałem się ze większością zajmuje się tylko prezes (mówił o tym na walnym) nie ujmując pracy pozostałem.
ogarniecie grupy już podczas wyjazdu to już jazda z górki która ja mogę się bez problemu zajmować jak będę uczestnikiem wyjazdu. postaram się rowniez więcej i aktywniej interesować samą organizacja wyjazdu. ale te kwestie obgadam ewentualnie z Łukaszem. samo spisanie obowiązków jest jak najbardziej przydatne